Logiciel de notes de frais pour cabinet de conseil

Dans un cabinet, une note de frais n'est pas qu'un remboursement : c'est un coût de mission, et souvent une ligne à refacturer au client. BestConsultant lit le reçu par IA, rattache chaque dépense au projet, la fait valider dans un rapport, puis l'envoie au bon endroit : la facture si elle est refacturable, le coût du projet sinon. L'export comptable suit.

Comment passer du reçu photographié à la dépense saisie ?

Le consultant photographie son reçu ou dépose un PDF. L'IA remplit la ligne : marchand, date, montant, TVA, et une catégorie prise dans celles du cabinet. Il vérifie, choisit le projet parmi ses missions, précise si la dépense est refacturable ou remboursable. Les dépenses du mois se regroupent dans un rapport, qu'il soumet pour validation.

Qui valide, et comment suivre le remboursement ?

La validation se fait sur le rapport, par les personnes dont le profil d'accès le permet : manager, direction administrative. Elles valident, rejettent ou demandent une correction. Chaque rapport garde son statut et son historique : brouillon, en attente, approuvé, remboursé, exporté. Plus besoin de relancer par e-mail pour savoir où en est un remboursement.

Pourquoi rattacher chaque frais à une mission ?

Parce que c'est là qu'ils comptent. L'onglet Dépenses du projet liste les frais refacturables et non refacturables de l'équipe. Les refacturables sont repris dans la facture, et leurs justificatifs s'exportent en zip avec un récapitulatif Excel, pour le client comme pour la comptabilité. Les autres pèsent sur la marge réelle de la mission et sur l'EBITDA du cabinet.

Catégories, TVA, export comptable : ce que règle l'administration

Le cabinet définit ses catégories : hôtel, train, repas, ou ce que vous voulez. Pour chacune : TVA désactivée ou non, refacturable par défaut, remboursable par défaut. Pour la comptabilité, les rapports sélectionnés s'exportent en un zip : un fichier Excel par rapport, avec montants HT, TVA et TTC et un total par catégorie. Un export sur la période, par date comptable, complète le tout.

Ce que ce n'est pas

• Un logiciel de comptabilité ou de paie.
• Une carte de paiement d'entreprise.
• Un tableur de frais que l'associé recolle avant de facturer.

Du staffing à la facture

Les frais s'accrochent aux projets du staffing, à côté des jours saisis dans le timesheet. La facturation reprend les refacturables sur l'échéancier de la mission. Le tableau de bord les range dans les sorties de trésorerie. Pas de ressaisie entre la note, le projet et la facture.