Gérer les Factures et Avoirs
Selon l'étape où se trouve votre facture (brouillon, envoyée au client, payée...), différentes actions sont disponibles via le menu contextuel. Ce guide vous explique à quoi sert chaque option.
1. En phase de Création (Brouillon)
Le document n'a pas encore de numéro définitif et n'a aucune valeur comptable.
| Action | À quoi ça sert ? |
|---|---|
| Modifier | Permet de corriger les lignes, les montants ou les descriptions avant validation. |
| Émettre | Valide le document. Il reçoit son numéro officiel chronologique et devient une pièce comptable inaltérable. |
| Dupliquer | Crée une copie exacte du brouillon pour gagner du temps sur une nouvelle facture similaire. |
2. Facture en cours (Émise ou Envoyée)
Le document est validé. Vous attendez le paiement.
Ces actions permettent de suivre le règlement ou de gérer la relation client.
Note : Certaines options ci-dessous ne s'appliquent qu'aux factures et non aux avoirs.
| Action | À quoi ça sert ? |
|---|---|
| Envoyer | Envoie le document par email au contact de facturation du client. |
| Ajouter un encaissement | Permet de saisir un paiement partiel (ex: le client a payé un acompte de 30%). |
| Marquer comme Payée | Indique que la totalité du montant a été réglée. Le solde dû passe à 0. |
| Marquer comme Payée & Créer un Avoir | Action rapide pour solder la facture en statut Payé tout en créant immédiatement un avoir d'annulation émis et en statut Payé (utile en cas d'erreur sur une facture déjà validée). |
| Bloquer | Met la facture en "pause" (statut litige). Utile si le client conteste le montant, pour bloquer les relances automatiques. |
| Rejeter | À utiliser si le client refuse formellement la facture. |
| Dupliquer | Crée une nouvelle facture brouillon identique à celle-ci (utile pour la facturation récurrente). |
| Verrouiller | Archive la facture. Plus aucune modification de statut ne sera possible. |
Cas particulier : Facture déjà envoyée Si vous avez déjà envoyé la facture, une option "Repasser au statut Émise" apparaît. Elle permet d'annuler le statut "Envoyée" (par exemple si l'email n'est pas parti ou si vous devez corriger une information administrative avant renvoi).
3. Une fois le document soldé (Payé)
Le cycle de vie est théoriquement terminé.
Pour une Facture Payée
- Envoyer : Permet de renvoyer la facture acquittée au client (preuve de paiement).
- Repasser au statut Émise : Annule le paiement. À utiliser si vous avez cliqué sur "Payée" par erreur. La facture redevient "En attente de paiement".
- Verrouiller : Archive définitivement le dossier.
Pour un Avoir (Remboursé/Utilisé)
- Envoyer : Transmet l'avoir au client.
- Verrouiller : Archive définitivement le document.
4. Gestion des Cas Exceptionnels (Bloqué / Annulé)
Si une facture est dans un état bloquant (Bloquée, Annulée ou Rejetée), vos options sont limitées pour garantir la sécurité comptable.
- Repasser au statut Émise : C'est la seule façon de "réactiver" la facture. Cela la remet dans le circuit normal pour tenter un nouvel envoi ou enregistrer un paiement.
- Verrouiller : Confirme que ce document est clos et ne bougera plus (archivage).