Import et mise à jour en masse

À quoi cela sert ?

L'import et la mise à jour en masse permettent aux administrateurs de créer ou modifier plusieurs ressources à partir d'un fichier Excel.

Vous pouvez l'utiliser pour :

• Créer de nouvelles ressources et leurs comptes utilisateurs.
• Ajouter des postes supplémentaires lors d'un import de création.
• Ajouter des écoles et diplômes lors d'un import de création.
• Mettre à jour les informations d'une ressource existante : identité, coordonnées, dates, nationalité ou email professionnel.
• Mettre à jour les postes existants : poste, bureau, équipe, manager, type de contrat, date de début et date de fin.
• Ajouter un nouveau poste à une ressource existante.
• Mettre à jour le poste actuel ou le dernier poste en renseignant uniquement l'email de la ressource.

Cette fonctionnalité est prévue pour des opérations administratives contrôlées. Vérifiez toujours l'aperçu de validation avant de confirmer l'import.

Où trouver la fonctionnalité

Ouvrez la page d'import des ressources depuis l'espace d'administration ou de gestion des données, puis choisissez l'onglet correspondant à votre besoin :

• Mise à jour en masse : modifier des ressources existantes et leurs postes existants ou nouveaux.
• Création en masse : créer de nouvelles ressources, avec éventuellement des postes supplémentaires et des écoles.

Fonctionnement général

1. Téléchargez le modèle Excel depuis l'onglet concerné.
2. Remplissez uniquement les colonnes nécessaires.
3. Conservez les noms des feuilles et les en-têtes de colonnes.
4. Importez le fichier .xlsx complété.
5. Vérifiez les résultats de validation et les changements détectés.
6. Corrigez les erreurs bloquantes dans le fichier Excel, puis réimportez-le si nécessaire.
7. Confirmez uniquement lorsque l'aperçu correspond aux modifications attendues.

Règles générales

• Ne renommez pas les feuilles ni les colonnes.
• Utilisez le modèle Excel généré par BestConsultant plutôt qu'un fichier construit manuellement.
• Conservez le format .xlsx.
• Les dates doivent être renseignées au format JJ/MM/AAAA.
• Pour les valeurs liées comme poste, bureau, équipe, manager, type de contrat, profil, école ou nationalité, utilisez le nom exact affiché dans BestConsultant ou dans les feuilles de référence.
• En mise à jour, les cellules modifiables vides sont ignorées. Elles n'effacent pas les valeurs existantes.
• Les colonnes en lecture seule servent à identifier ou contextualiser les lignes. Ne les modifiez pas.
• Si la validation indique des erreurs, corrigez le fichier Excel puis réimportez-le. Ne confirmez pas un import avec des erreurs ou des changements inattendus.

Création en masse

Utilisez Création en masse lorsque les ressources n'existent pas encore dans BestConsultant.

Feuille principale : Nouvelles ressources

Chaque ligne crée une ressource et son compte utilisateur associé.

Colonnes obligatoires :

• Email : email professionnel du futur utilisateur.
• Prénom.
• Nom.
• Poste : nom exact du poste.
• Date de recrutement.
• Profil d'accès : nom exact du profil.

Les colonnes optionnelles comprennent notamment le bureau, le manager, le type de contrat, le genre, la date de naissance, le lieu de naissance, la nationalité, le prénom usuel, le nom usuel, le nom de naissance, la situation familiale, le numéro de sécurité sociale, la date de départ, l'adresse, les téléphones, l'email personnel, LinkedIn et l'envoi d'invitation.

Feuille Postes supplémentaires

Utilisez la feuille Postes supplémentaires pour ajouter un historique de postes aux ressources créées dans le même fichier.

Règles :

• Chaque ligne doit contenir l'email de la ressource.
• L'email doit correspondre à une ressource présente dans la feuille principale Nouvelles ressources.
• Le poste est obligatoire.
• Le bureau, le manager, le type de contrat, la date de début et la date de fin sont optionnels.
• Cette feuille sert à ajouter de l'historique en plus du poste principal renseigné dans la feuille Nouvelles ressources.

Feuille Écoles

Utilisez la feuille Écoles pour ajouter les écoles et diplômes aux ressources créées dans le même fichier.

Règles :

• Chaque ligne doit contenir l'email de la ressource.
• L'email doit correspondre à une ressource présente dans la feuille principale Nouvelles ressources.
• L'école est obligatoire et doit correspondre à une valeur de référence.
• Le diplôme, l'année de début, l'année de fin et l'indicateur d'école principale sont optionnels.

Ce qui se passe à la confirmation

Lorsque vous confirmez un import de création valide :

• BestConsultant crée les ressources.
• BestConsultant crée les comptes utilisateurs associés.
• Le poste principal est créé depuis la feuille Nouvelles ressources.
• Les postes supplémentaires et les écoles sont rattachés aux ressources correspondantes par email.
• Si l'envoi d'invitation est activé pour une ligne, l'utilisateur reçoit l'invitation.

Mise à jour en masse

Utilisez Mise à jour en masse lorsque les ressources existent déjà dans BestConsultant.

Le modèle de mise à jour peut être téléchargé avec les données existantes préremplies. C'est recommandé, car cela fournit les bons IDs de ressources, IDs de postes, valeurs actuelles et feuilles de référence.

Feuille Ressources

Utilisez la feuille Ressources pour mettre à jour les informations portées par la ressource.

Comment identifier la ressource :

• Utilisez de préférence l'ID lorsqu'il est disponible.
• Si l'ID est vide, BestConsultant peut utiliser l'Email comme identifiant alternatif.

Champs couramment modifiables :

• Nouvel email professionnel.
• Prénom, nom, prénom usuel, nom usuel, nom de naissance.
• Genre.
• Date et lieu de naissance.
• Situation familiale.
• Numéro de sécurité sociale.
• Nationalité.
• Date de recrutement et date de départ.
• Adresse.
• Téléphones professionnels et personnels.
• Email personnel.
• LinkedIn.

Points importants :

• Pour changer un email professionnel, utilisez la colonne Nouveau mail. La colonne Email existante sert à identifier la ressource.
• Si le domaine du nouvel email correspond à une société de facturation active, l'information de facturation est mise à jour automatiquement.
• Si aucune société de facturation active ne correspond au domaine du nouvel email, la validation affiche un avertissement et l'information de facturation peut être vidée.
• Si le nouvel email est déjà utilisé par un autre utilisateur, la validation bloque la ligne.

Feuille Postes

Utilisez la feuille Postes lorsque vous voulez modifier un poste précis ou ajouter un nouveau poste à une ressource existante.

Pour modifier un poste existant :

• Conservez l'ID Ressource.
• Conservez l'ID Poste.
• Modifiez les colonnes du poste que vous souhaitez mettre à jour.

Champs de poste modifiables :

• Poste.
• Bureau.
• Équipe.
• Manager.
• Type de contrat.
• Date de début.
• Date de fin.

Pour ajouter un nouveau poste à une ressource existante :

• Ajoutez une nouvelle ligne dans la feuille Postes.
• Renseignez l'ID Ressource.
• Laissez l'ID Poste vide.
• Renseignez au minimum le Poste et la Date de début.
• Complétez les autres champs du poste si nécessaire.

Points importants :

• Utilisez les noms exacts des feuilles de référence pour poste, bureau, équipe, manager et type de contrat.
• Ajouter une date de fin sur un poste actuellement actif peut passer la ressource en alumni si aucun nouveau poste n'est aussi créé pour cette ressource.
• Si vous ajoutez un nouveau poste pour une ressource dans le même import, l'avertissement de transition alumni du poste précédent est supprimé.
• Ne modifiez pas le même poste existant dans plusieurs lignes. Si le même poste contient des changements dans plusieurs lignes ou feuilles, la validation le signale comme doublon.

Feuille Poste actuel ou dernier

Utilisez la feuille Poste actuel ou dernier lorsque vous voulez mettre à jour le poste courant de la ressource sans rechercher l'ID du poste.

Cette feuille est particulièrement utile pour des mises à jour en masse comme l'affectation d'équipes, le changement de bureau, la fermeture de postes actuels ou la correction de types de contrat.

Règles :

• Renseignez l'Email pour identifier la ressource.
• Ne renseignez pas d'ID Ressource ni d'ID Poste : BestConsultant résout automatiquement le poste à cibler.
• BestConsultant cible d'abord le poste actif actuel.
• S'il n'existe pas de poste actif, BestConsultant cible le dernier poste.
• Cette feuille met à jour un poste existant uniquement. Elle ne crée pas de nouveau poste.

Les champs modifiables sont les mêmes que pour les postes :

• Poste.
• Bureau.
• Équipe.
• Manager.
• Type de contrat.
• Date de début.
• Date de fin.

Points importants :

• Si le même poste est prérempli dans la feuille Postes et dans la feuille Poste actuel ou dernier sans modification, ce n'est pas une erreur.
• Si vous modifiez le même poste dans les deux feuilles, la validation signale un doublon, car BestConsultant ne peut pas savoir quelle modification doit être appliquée.
• Utilisez cette feuille lorsque l'objectif est clairement de modifier le poste actuel ou dernier par email.
• Utilisez la feuille Postes lorsque vous devez modifier un poste historique précis par son ID.

Feuilles de référence

Les modèles contiennent des feuilles de référence, par exemple :

• Postes.
• Bureaux.
• Équipes.
• Types de contrat.
• Nationalités.
• Managers.
• Profils.
• Écoles.

Utilisez ces feuilles pour copier les valeurs exactes dans les feuilles d'import.

Si une valeur est supprimée dans BestConsultant, la validation peut afficher un avertissement ou bloquer la ligne selon le champ concerné. Préférez toujours les valeurs de référence actives.

Résultats de validation

Après l'import du fichier, BestConsultant vérifie les données et affiche un aperçu.

La validation peut afficher :

• Erreurs : problèmes bloquants. La ligne ne peut pas être appliquée tant qu'elle n'est pas corrigée.
• Avertissements : points importants pouvant parfois laisser la ligne applicable.
• Informations : effets attendus, par exemple le passage en alumni lorsqu'une date de fin est ajoutée sur un poste actuel.
• Changements détectés : champs qui seront modifiés si vous confirmez.

Dépliez toujours les lignes de l'aperçu lorsqu'il y a des avertissements ou des changements inattendus.

Erreurs fréquentes et corrections

Ressource non trouvée

Vérifiez l'ID Ressource ou l'email. La ressource doit appartenir à la société courante et ne doit pas être supprimée.

Poste non trouvé pour cette ressource

Vérifiez que l'ID Poste appartient bien à l'ID Ressource de la même ligne. Un ID Poste d'une autre ressource ne peut pas être utilisé.

Poste en double dans le fichier

Le même poste existant est modifié plusieurs fois dans le fichier importé. Conservez une seule ligne modifiée pour ce poste.

Valeur liée introuvable

La valeur ne correspond pas à une valeur de référence active. Copiez le nom exact depuis la feuille de référence correspondante.

Date invalide

Utilisez le format JJ/MM/AAAA, par exemple 17/05/2026.

Email invalide

Utilisez un format d'email valide et vérifiez que l'adresse n'est pas déjà utilisée par un autre utilisateur lors d'une création ou d'un changement d'email professionnel.

Points d'attention

• La confirmation d'un import est irréversible depuis l'écran d'import.
• N'utilisez pas la mise à jour en masse pour tester des modifications sur des données de production.
• Conservez une copie originale du modèle téléchargé avant de le modifier.
• Modifiez uniquement les colonnes qui doivent réellement changer.
• Soyez vigilant avec les dates de fin sur les postes actifs, car elles peuvent modifier le statut alumni.
• Soyez vigilant avec les changements d'email professionnel, car ils impactent la connexion utilisateur.
• Ne mélangez pas la feuille Postes et la feuille Poste actuel ou dernier pour modifier le même poste.
• Pour les mises à jour d'équipe, utilisez le nom d'équipe exactement comme il apparaît dans BestConsultant.
• Si vous n'êtes pas sûr de cibler le bon poste, utilisez la feuille Postes avec l'ID Poste plutôt que la feuille Poste actuel ou dernier.